ミナルキでは中小企業様のデジタル化・業務効率化サポートとして30分の無料相談を行っています。今日はご相談の一例をご紹介します！
先日、製造業種の中小企業様から30分無料相談のお申込みをいただき、「業務で利用しているExcel帳票（点検表）について、担当者が異動して利用・修正が難しくなってしまった。仕様の分析や改善ができないか？」とのご相談を受けました。
Excel帳票（点検表）のお悩み
・担当者の異動により、作成・機能の詳細が不明
・関数が多様されており、Excelに詳しい人材がおらず修正が困難
・仕様書やコメント等がないため、他の人が引き継ぎに苦労…
Excel点検表には、選択肢の入力制限やエラー表示を出す設定、関数や各種Excel機能を組み込み、入力ミスや記載の抜け漏れ等を減らすための様々な対策を講じられています。
そのため、Excelに詳しい担当者が業務を外れた後、帳票の解読や使用、改修に支障をきたしてしまう（Excelがブラックボックス化してしまう）というお悩みをよく耳にします。
そこで、弊社は帳簿票の分析・修正を担い、使いやすさとパフォーマンスを重視した再設計や、運用マニュアルの作成、必要に応じた自動化・効率化の提案等を行いました。
改善のポイント:
- 帳票の分析・再設計・改修: 使いやすさ・シンプルさ・パフォーマンス重視。
- 仕様書やコメントの作成・整備: 誰でも分かりやすく使いやすく引き継ぎも楽に。
- 自動化と効率化: マクロ、VBA、ExcelPowerQueryを活用。メンテナンスも簡単に。
- 従業員の研修：運用・管理スキルの向上。
仕様書もコメントもなく、Excel機能や関数を複雑に使用し、シート数も多いExcel帳票は、作成者や担当者しか詳細を理解できず、チームメンバーにとっては使いにくい・改善しづらい帳票になってしまいます。
Excel帳票にまで仕様書を作るの？と思われるかもしれませんが、できれば仕様書を作成する、難しければ少なくともコメントを記載し、他の人がコードを読み解く手間をなくす必要があります。
また、可能であればマクロ、python、ExcelPowerQueryなども使用し自動化すると、Excelのメンテナンスはより容易になります。（もちろん適切な仕様書やコメントがある前提ですが）
ちょっと使いにくいなと感じているExcel帳票があれば、上記のようなポイントが未整備になっている可能性があります。一度確認してみましょう。
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30分無料相談で業務課題のヒアリングを行った後の流れには、様々なケースがあります。
・企業様から改善したい直近の課題をご相談いただき、具体の改善策をできるだけ早めにご提案し、課題改善にとりかかる
・すぐに大きなDXの課題に取り組むのではなく、別の取り組みやすい課題からデジタル活用のスモールステップを踏む
・社内人材（事務作業員等）のITスキルにデジタル化のハードルがある場合は、まずは研修等でITスキルアップをはかり、業務デジタル化につなげていく、など
事業の顕在課題だけでなく潜在課題もあわせて認識するためには、私達のような専門家の活用が有効な場合があります。
業務DXのスタートは、顕在・潜在含め、すべての事業課題を洗い出し整理し把握すること。
そのサポートのファーストステップとして、ぜひ30分無料相談をご利用ください。